O relatório de Absenteísmo é um documento que registra e analisa a quantidade de ausências dos funcionários em uma empresa ou organização. Geralmente inclui informações como: o motivo das ausências, o número total de horas perdidas e a taxa de absenteísmo, que é a porcentagem de horas de trabalho não realizadas em relação às horas programadas.

Esse tipo de relatório é utilizado por empresas e organizações de diversos setores para monitorar e gerenciar o impacto que as ausências dos funcionários podem ter nas operações e nos resultados da empresa. Além disso, o relatório de absenteísmo é uma ferramenta valiosa para:

1. Identificar padrões: Permite localizar tendências e padrões de absenteísmo ao longo do tempo, o que pode ajudar a identificar possíveis problemas ou questões que precisam ser abordadas;

2. Avaliar a saúde e o bem-estar dos funcionários: O absenteísmo pode ser um indicador da saúde física e mental dos funcionários. Ao analisar as razões das ausências, a empresa pode identificar problemas de saúde e bem-estar que podem afetar o desempenho da equipe;

3. Planejar a cobertura de trabalho: Com o relatório de absenteísmo, a empresa pode planejar a cobertura de trabalho, garantindo que as operações continuem funcionando sem problemas, mesmo em situações de ausência inesperada;

4. Implementar medidas preventivas: Com base nas informações do relatório, a empresa pode tomar medidas preventivas para reduzir o absenteísmo, como programas de bem-estar dos funcionários, flexibilidade no horário de trabalho ou outras políticas que melhorem a satisfação e a saúde dos colaboradores;

Como localizar o relatório de Absenteísmo?

Esse relatório pode ser acessado no sistema pelo caminho: Relatórios - Absenteísmo.

Através dele, podemos visualizar a quantidade em horas, das justificativas no período selecionado. Essas horas podem ser agrupadas por Funcionário, Horário e Departamento, trazendo dessa forma, uma visão geral da opção selecionada.

Aviso
O relatório de Absenteísmo está disponível a partir da versão PRO do Secullum Ponto Web.

Filtros

Ao acessarmos a tela do relatório, veremos os filtros disponíveis para a impressão do documento: Período, Lista de Funcionários, Empresa, Departamento, Horário, Estrutura e Justificativas.

• Incluir horas falta como ausência: Marcando essa opção, o valor da coluna de horas Faltas em Cálculos será contabilizado na coluna de Ausências. Deixando desmarcada, apenas irá pegar o valor das Faltas referente as justificativas selecionadas no momento da impressão.

Opções do Relatório

Nas opções desse relatório, vemos os agrupamentos que podem ser utilizados, podendo ser por: Departamento, Funcionário e Horário.

Mais abaixo, é possível escolher como será salvo esse relatório, podendo ser nos formatos: PDF, Word, Excel, HTML, Opções Avançadas e Excel - Layout Simplificado.

Colunas do Relatório de Absenteísmo

Veja abaixo o significado de cada coluna do relatório de absenteísmo:

• Descrição: Descritivo do que foi selecionado para a impressão do relatório, podendo aparecer o nome dos colaboradores, departamentos ou horários;

• Previstas: Total em Horas a serem trabalhadas no período selecionado. Geralmente é o mesmo valor da coluna Carga, pois essa coluna se baseia no horário do colaborador.
  As Folgas serão desconsideradas da carga e, consequentemente, da coluna previstas também;

  • Situação em que a coluna Previstas não terá o mesmo valor da coluna Carga:
  • Caso haja lançamento de justificativas no dia em que deveria ter carga horária. Sempre considerar o valor da carga do dia nesse cenário. Essa situação refere-se tanto a um dia inteiro, como meio período de uma justificativa;
  • Considerando que essas justificativas não estejam com o Ajuste marcado em seu cadastro;

• Trabalhadas: Total em Horas trabalhadas no determinado período selecionado. Geralmente é o mesmo valor da coluna Normais;

  • Situação em que a coluna Trabalhadas não será o mesmo valor da coluna Normais:
  • Caso haja lançamento de justificativas no dia e que a opção Ajuste esteja marcada. Mesmo aparecendo o valor em Normais, esse valor será considerado na coluna Ausência do relatório. Essa situação refere-se tanto a um dia inteiro como meio período de uma justificativa;
  • Todas as horas ajustadas serão consideradas como Ausência no relatório de Absenteísmo;

• Ausências: Total em Horas em que o colaborador faltou no período selecionado. Lembrando que essas horas de ausências serão exibidas para cada justificativa selecionada.
  Não havendo justificativas lançadas no período escolhido, as ausências virão zeradas, mas, caso seja selecionado a opção Incluir horas falta como ausência, além das justificativas selecionadas, horas Faltas serão consideradas na coluna Ausências;

  • Horas da coluna Atraso não entram na contagem de Ausências;

Importante
Em alguns casos, a soma das colunas Ausências e Trabalhadas não irão coincidir com o total da coluna Previstas, se NÃO for utilizado a opção Incluir horas falta como ausência. Isso se deve porque, não incluindo as horas da coluna falta, o relatório pegará como base somente as horas da justificativa selecionada.

• % das Ausências: Mostra a porcentagem das vezes em que houve ausências dos funcionários, departamentos ou horários em relação ao total de oportunidades de estarem presentes no período selecionado;

• Total: Soma total de cada coluna desse relatório: Previstas, Trabalhadas, Ausências e % das Ausências;

• Média: É a soma de todos os valores da coluna % das Ausências, dividido pela quantidade de Departamentos, Funcionários ou Horários impressos.

Como realizar o cálculo das colunas do Relatório de Absenteísmo

Relatório Agrupado por Departamento

Ao usar Agrupar por Departamento, será impresso todos os departamentos do período filtrado com seus respectivos valores.

Analisaremos o relatório abaixo e veremos como o sistema calcula o valor das colunas de % de Ausências, Total da % de Ausências e a Média de % das Ausências.

Esse relatório foi gerado marcando a opção Incluir horas falta como ausência.

• Previstas: Total de horas que esse departamento possui no período para trabalhar, somando-se todas as horas dos colaboradores desse departamento. Nesse exemplo, temos 283:30 horas previstas;

• Trabalhadas: Total de horas que esse departamento trabalhou no período selecionado, somando-se todas as horas dos colaboradores. Nesse exemplo, temos 60 horas trabalhadas;

• Ausências: Total de horas que esse departamento possui de ausências no período selecionado, somando-se todas as horas dos colaboradores. Nesse exemplo, temos 225 horas de ausências;

• % das Ausências: Para descobrirmos o valor da porcentagem das ausências desse departamento, devemos realizar o seguinte cálculo:

(% de Ausências) ≈ (Ausências / Previstas) * 100

Pegando como base as horas acima, temos os valores distribuídos da seguinte forma:

Horas de Ausências ≈ 225 horas
Horas de Previstas ≈ 283:30 horas

Devemos transformar essas horas em minutos, conforme cálculos abaixo:

Horas de Ausências ≈ 225:00 x 60 ≈ 13500 min
Horas de Previstas ≈ 283:30 x 60 ≈ 17010 min

Agora, usaremos a fórmula para descobrirmos a % das Ausências:

	Horas	Cálculo Horas x Minutos	Cálculo Fórmula
Horas Ausências	225:00	225 x 60 ≈ 13500
Horas Previstas	283:30	283:30 x 60 ≈ 17010
Fórmula		(% de Ausências) ≈ (Ausências / Previstas) x 100	(% de Ausências) ≈ (13500 / 17010) x 100 (% de Ausências) ≈ 0,79365 x 100 ≈ 79,37
Resultado			% de Ausências ≈ 79,37 (arredondando para cima)

• Total % das Ausências: Para descobrirmos o valor da porcentagem do total das ausências desse departamento, devemos realizar o mesmo cálculo anterior, porém, utilizando os valores dos Totais:

(Total % das Ausências) ≈ (Total Ausências / Total Previstas) * 100

Pegando como base as horas totais do relatório acima, temos os valores assim distribuídos:

Total de Horas Ausências ≈ 1301:28 horas
Total de Horas Previstas ≈ 1610:10 horas

Essas horas devemos transformar em minutos, conforme cálculos abaixo:

Total de Horas Ausências ≈ 1301:28 x 60 ≈ 78088 min
Total de Horas Previstas ≈ 1610:10 x 60 ≈ 96610 min

Agora, usaremos a fórmula para descobrirmos o Total % das Ausências:

	Horas	Cálculo Horas x Minutos	Cálculo Fórmula
Horas Ausências	1301:28	1301:28 x 60 ≈ 78088 min
Horas Previstas	1610:10	1610:10 x 60 ≈ 96610 min
Fórmula		(Total % das Ausências) ≈ (Total Ausências / Total Previstas) x 100	(Total % das Ausências) ≈ (78088 / 96610) x 100 (Total % das Ausências) ≈ 0,80828 x 100 ≈ 80,83
Resultado			Total % das Ausências ≈ 80,83 (arredondando para cima)

• Média % das Ausências: Para sabermos esse valor, devemos somar todos os valores da coluna % das Ausências e dividir pela quantidade de departamentos do relatório:

(Média % das Ausências) ≈ (Soma total de % das Ausências) / Qnt de departamentos

Usando a fórmula acima, teremos o seguinte cálculo:

	Quantidade de Departamentos	Fórmula	Cálculo Fórmula
Departamentos	6
Fórmula		(Média % das Ausências) ≈ (Soma total de % das Ausências) / Qnt de departamentos	(Média % das Ausências) ≈ (79,37 + 71,35 + 100 + 60 + 89,76 + 73,09) / 6 (Média % das Ausências) ≈ 473,57 / 6 ≈ 78,93
Resultado			Média % das Ausências ≈ 78,93 (arredondando para cima)

Relatório Agrupado por Funcionário

Ao usar Agrupar por Funcionário, será impresso todos os funcionários do período filtrado, com seus respectivos valores. A base de cálculos será a mesma que explicado no relatório de Departamentos, basta aplicar as mesmas fórmulas para cada coluna.

Relatório Agrupado por Horário

Ao usar Agrupar por Horário, será impresso todos os horários do período filtrado, com seus respectivos valores. A base de cálculos será a mesma que explicado no relatório de Departamentos, basta aplicar as mesmas fórmulas para cada coluna.

Conclusão

Em resumo, o relatório de absenteísmo é uma ferramenta essencial para a gestão de recursos humanos, pois fornece insights importantes sobre a presença dos funcionários e ajuda a tomar decisões conscientes, melhorando o desempenho geral e a eficiência da empresa.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.