A centralização dos contracheques dos colaboradores em um único sistema é fundamental para uma gestão eficiente e transparente da remuneração. Isso melhora a organização, facilita o acesso aos dados, reduz erros e inconsistências, e promove maior transparência para os colaboradores. Além disso, a agilidade no acompanhamento desses documentos permite que os colaboradores identifiquem e corrijam rapidamente quaisquer problemas, garantindo um controle mais eficiente sobre seus rendimentos.

Visando simplificar a rotina do RH e dos colaboradores, a Secullum adicionou ao Ponto Web a opção Gestão de Arquivos, que permite importar e distribuir os holerites (contracheques) dos colaboradores de forma rápida. Com essa ferramenta, cada colaborador pode acessar e baixar seus holerites online, a qualquer hora, diretamente na web ou pelo app, utilizando a Central do Funcionário.

Aviso
A opção Gestão de Arquivos está disponível na versão Ultimate do Secullum Ponto Web, possuindo também um custo adicional para ser utilizada.

Este manual mostrará de forma simples como gerenciar os arquivos de holerites. Confira abaixo:

🗂️ Criando Tipos de Arquivos 🗂️

O Secullum Ponto Web já vem com alguns tipos de arquivos pré-configurados, que você pode renomear ou substituir por novos, se necessário.

Lembrete
Apenas usuários do Secullum Ponto Web podem adicionar e gerenciar os tipos de arquivos.

Para adicionar ou renomear um cadastro, acesse Cadastros - Tipos de Arquivos. Ao abrir um cadastro, você verá as seguintes opções:

• Descrição: Descrição do tipo do arquivo. Escolha um nome que seja fácil para os colaboradores identificarem;

• Solicitar assinatura eletrônica do funcionário: Ao marcar essa opção, os arquivos enviados para os colaboradores exigirão uma assinatura eletrônica. Isso confirmará que o colaborador recebeu, aceitou ou rejeitou o documento no sistema e na Central do Funcionário;

  • Adicionar comprovante de assinatura eletrônica ao arquivo: Quando essa opção estiver marcada, a assinatura eletrônica dos colaboradores aparecerá no holerite após eles aceitarem. O comprovante será parecido com a imagem abaixo, onde você pode ler o QR Code para obter mais detalhes sobre a assinatura;

Aviso
Lembrando que essa funcionalidade funcionará apenas para arquivos do tipo PDF.

• Exigir preenchimento da validade do arquivo: Opção para adicionar datas de vencimento ao documento. Essa validade é apenas visual no sistema, com uma linha alaranjada aparecendo sobre o documento quando ele estiver "fora da validade" configurada. Isso facilita a identificação visual de documentos vencidos. Essa opção não tem impacto legal sobre os documentos.

Após a criação dos tipos de arquivos, configuraremos os códigos do holerite para cada colaborador.

📋 Configurando o Código do Holerite para os colaboradores 📋

No Secullum Ponto Web, você pode enviar os holerites usando três formas de identificação dos usuários: Código do Holerite, CPF e Nº PIS/PASEP. Geralmente, o Código do Holerite é o identificador mais utilizado, por isso, é importante cadastrá-lo no perfil dos colaboradores para garantir a importação correta dos holerites. Se o holerite usar CPF ou Nº PIS/PASEP, basta configurar também esses campos no perfil do colaborador.

Para configurar esse código, entre no cadastro do colaborador em Cadastros - Funcionários e na aba Dados Adicionais, procure a opção Código Holerite. Configure na sequência o número correspondente e salve o seu cadastro.

Lembrete
É importante destacar que o Código de Holerite vem geralmente de sistemas de terceiros, como sistemas de folha de pagamento.

Após configurar uma forma de identificação, importaremos os arquivos de holerite e distribuí-los para os colaboradores.

📑 Configurando o layout e importando o arquivo holerite 📑

Para a importação do arquivo pdf com os holerites, devemos acessar: Movimentações - Gestão de Arquivos. Na tela de Gestão de Arquivos, clique no menu para iniciarmos o processo de importação de arquivos.

Nesta tela, temos as seguintes opções:

• Formato do Arquivo de Importação: Selecione Arquivo Único nesta opção. Com isso, a empresa pode ter vários holerites em um único PDF, que serão automaticamente distribuídos para os colaboradores após a importação;

  • Configurar layout: Aqui é onde configuraremos e identificaremos os colaboradores nos holerites. Mais abaixo, explicaremos essa configuração em detalhes.

• Tipo do Arquivo: Selecione o tipo de arquivo cadastrado anteriormente;

• Data do Arquivo: Opção para adicionar datas aos arquivos. Após a data de validade, esses arquivos ficarão com uma cor alaranjada, facilitando a identificação de que estão vencidos. Essa opção não tem impacto legal sobre os documentos;
• Descrição: Crie um descritivo de fácil identificação, por exemplo: Holerite Agosto/2024;
• Arquivo: Selecione o arquivo PDF contendo os holerites dos colaboradores da empresa.

Configurando o layout

Passo 1: Selecione um arquivo

• Arquivo PDF: Selecione o arquivo contendo os holerites dos colaboradores, clicando no botão .

  • Exibir arquivo em Modo Textual: Opção que remove os elementos gráficos do documento, mantendo apenas o texto para facilitar a identificação da Empresa e do Funcionário. O arquivo importado será o original, com todos os elementos gráficos.

Passo 2: Configurar Campos

• Documento da Empresa: Configure conforme o arquivo, o CNPJ da empresa. Essa configuração deverá conter a pontuação e barras, para a correta importação do arquivo;
• Código Holerite | CPF | Nº PIS/PASEP: Configure conforme o arquivo, o campo cuja identificação foi selecionada. Essa configuração deverá conter a pontuação correta para a importação do arquivo;

Passo 3: Localizar dados

Se as configurações estiverem corretas conforme o PDF, os campos correspondentes ao Documento da Empresa e Código Holerite, CPF ou Nº PIS/PASEP serão exibidos em verde e amarelo.

Importante
- O tamanho máximo do arquivo PDF é de 5 MB;

- O PDF deve ser editável para o sistema conseguir buscar as informações, e os dados dentro desse arquivo não podem estar em formato de imagem;

- A configuração será sempre baseada no primeiro colaborador listado no PDF;

- Os dados preenchidos servem como base para localizar os colaboradores. Portanto, se houver CNPJs diferentes ou códigos de holerites menores no arquivo, eles serão distribuídos normalmente para os colaboradores, caso estejam corretamente configurados;

📑 Visualizando em Gestão de Arquivos o holerite 📑

Após importar o arquivo com os holerites dos colaboradores, o responsável pode visualizar o envio na tela de Gestão de Arquivos.

Dica
Após configurar o layout do arquivo PDF com o holerite, não será necessário repetir essa configuração mês a mês. O responsável pelo ponto só precisará escolher o arquivo do mês atual na tela de Importação de Arquivos e fornecer os dados necessários para completar a importação.

Ao clicar em uma das linhas, é possível ver o arquivo importado e as respostas dos colaboradores, conforme mostrado abaixo:

• Dados Gerais: Mostrará os dados da importação conforme configurado anteriormente;
• Arquivo: Nessa aba vemos o arquivo importado para os colaboradores, onde é possível realizar o download individual de cada holerite, caso necessário.
• Respostas: Aqui mostrará as respostas dos colaboradores, se marcado a opção Solicitar assinatura eletrônica do funcionário em Cadastros - Tipos de Arquivos.

📱 Visualizando os holerites na Central do Funcionário 📱

Na Central do Funcionário tanto na web como no aplicativo, os colaboradores poderão conferir o seu holerite, baixá-lo e acompanhar os arquivos enviados para eles.

Central do Funcionário web

Na Central do Funcionário web, clique sobre o menu Arquivos. Nessa tela, o colaborador poderá visualizar, baixar, aprovar, reprovar, os arquivos enviados pelo seu gerente ou responsável do ponto.

Ao clicar sobre um arquivo, veremos todas as informações relacionadas ao arquivo, bem como os botões de Aprovar, Reprovar, caso ainda o mesmo não tenha sido respondido. Os arquivos com a data de validade vencida estão destacados em linhas alaranjadas.

Central do Funcionário app

Seguindo o mesmo caminho acima, no app da Central do Funcionário, clique sobre o menu Arquivos.

Ao clicar sobre um arquivo, veremos todas as informações relacionadas ao arquivo, bem como os botões de Aprovar, Reprovar, caso ainda o mesmo não tenha sido respondido. Os arquivos com a data de validade vencida estão destacados em linhas alaranjadas.

📝 Assinatura Eletrônica do holerite 📝

O comprovante de assinatura eletrônica garante a autenticidade e a integridade do documento, assegurando que o colaborador reconhece e aceita as informações nele contidas, portanto, possui validade legal e é amplamente aceito nos meios fiscais. Essa prática é reconhecida pela legislação trabalhista e fiscal, permitindo que o documento tenha o mesmo valor jurídico que uma assinatura física, desde que atendidas as normas de segurança e conformidade estabelecidas.

No Secullum Ponto Web, após ser marcado a opção Adicionar comprovante de assinatura eletrônica ao arquivo em Cadastros - Tipos de Arquivos, a assinatura eletrônica é registrada no documento depois que o colaborador a aceita, servindo como confirmação do recebimento e das informações contidas no arquivo.

Aviso
A opção Comprovante de assinatura eletrônica está disponível a partir da versão 1.32.0 da Central do Funcionário.

Realizando a leitura do QR Code dessa assinatura eletrônica, o colaborador verá informações importantes sobre esse aceite, na imagem abaixo, um exemplo de um documento assinado após a leitura do QR Code.

Importante
Para gerar comprovantes de assinaturas eletrônicas, os colaboradores precisam permitir a localização do celular. Isso é necessário porque o comprovante inclui alguns dados de geolocalização, como mostrado na imagem abaixo.

✅ Conclusão ✅

Em resumo, o cadastramento dos contracheques dos colaboradores em um único sistema e o acompanhamento rápido desses documentos trazem vantagens significativas para a empresa e seus colaboradores. Proporcionam uma gestão mais organizada e eficiente da remuneração, garantem a transparência e a confiança nas relações trabalhistas, agilizam processos internos e oferecem maior controle aos colaboradores sobre seus pagamentos. É uma prática que contribui para o bom funcionamento e o sucesso da empresa.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.