Lidar com arquivos e documentos é uma tarefa que faz parte da rotina dos Recursos Humanos e pode ser um tanto quanto trabalhosa, quando se tem muitos colaboradores e um volume grande de informações. No entanto, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos necessários nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. É aí que entram os arquivos digitais: uma forma de salvar informações digitalmente e disponibilizar para que todas as pessoas envolvidas possam acessar o documento a qualquer momento do dia.

Mas, por que o arquivo digital é importante para o meio corporativo?

• Maior acessibilidade para todos;
• Documentos relevantes diretamente no computador e dispositivos móveis;
• Mais ecológico;
• Menor perda de arquivos;
• Redução de custos;
• Mais segurança;
• Entre outras

Pensando nisso, disponibilizamos no Secullum Ponto Web a Gestão de Arquivos, um espaço de armazenamento de documentos, que pode ser utilizado para salvar documentos importantes no cadastro dos colaboradores, tais como: contratos, holerites(contracheques), recibos, atestados, folhas de ponto, entre outros exemplos. Esses documentos sempre estarão à vista, tanto para o RH como para o colaborador, dentro da Central do Funcionário.

Aviso
A opção Gestão de Arquivos está disponível na versão Ultimate do Secullum Ponto Web, possuindo também um custo adicional para ser utilizada.

Criando Tipos de Arquivos

Na importação de arquivos dentro do Secullum Ponto Web, primeiramente devemos criar os tipos de arquivos, separando assim eles por categorias. Lembrando que automaticamente alguns tipos estão pré-cadastrados no sistema.

Para adicionar, vá até Cadastros - Tipos de Arquivos. Ao cadastrar um tipo clicando em , veremos as seguintes opções:

Lembrete
Apenas usuários do Secullum Ponto Web podem adicionar e gerenciar os tipos de arquivos.

• Descrição: Descrição do tipo do arquivo. Descreva com um nome de fácil identificação para os colaboradores;
  • Solicitar assinatura eletrônica do funcionário: Marcando essa opção, ao ser enviado os arquivos para os colaboradores, será solicitado a assinatura eletrônica dessa pessoa, informando assim que ela recebeu e aceitou ou rejeitou o documento enviado no sistema e na Central do Funcionário;
  • Adicionar comprovante de assinatura eletrônica ao arquivo: Com essa opção selecionada, após o aceite dos colaboradores, veremos a assinatura eletrônica no arquivo. Lembrando que essa funcionalidade funcionará apenas para arquivos do tipo PDF.
• Código: O código é gerado automaticamente pelo sistema;

Após essa criação, seguiremos para a configuração e importação dos arquivos.

Adicionando documentos na Gestão de Arquivos

Após o cadastro dos tipos, vá até o caminho a seguir para adicionar arquivos aos colaboradores: Movimentações - Gestão de Arquivos. Nessa tela veremos todos os lançamentos realizados para os colaboradores no período selecionado.

Para incluirmos arquivos e vincularmos aos colaboradores, clique em . Nessa tela temos as opções:

• Funcionário: Selecione o funcionário que terá um arquivo adicionado. Clicando em , temos a pesquisa rápida de funcionários;
  • Incluir para todos os funcionários: Inclui para todos os colaboradores ativos do sistema;
• Data do Arquivo: Data em que o arquivo será lançado;
• Tipo do Arquivo: Selecione o tipo que será adicionado;
• Descrição: Descrição sobre o arquivo, insira aqui um texto de fácil identificação;
• Arquivo: Selecione o arquivo de até 5MB clicando no ícone . Após a inclusão, o colaborador poderá visualizar ou realizar o download diretamente pela Central do Funcionário;

Ao clicar em Concluir, os arquivos serão adicionados para o(s) funcionário(s) selecionado(s).

Depois de incluído o arquivo, ao clicarmos no lançamento, veremos novas abas na tela de Gestão de Arquivos:

ARQUIVO

Tela para visualização e possibilidade de fazer o download do arquivo importado.

RESPOSTAS

Se marcada a opção Solicitar assinatura eletrônica do funcionário em Tipos de Arquivos, nessa aba mostrará as respostas dos colaboradores dos arquivos enviados para os mesmos. Lembrando que essa assinatura eletrônica deve ser conferida na Central do Funcionário.

Cadastro dos colaboradores

Dentro do cadastro de cada colaborador, também é possível enviar arquivos individualmente, utilizando a aba ARQUIVOS para realizar a inclusão dos documentos:

Visualizando os arquivos como colaborador

Tanto no navegador como no aplicativo da Central do Funcionário, os colaboradores poderão acompanhar, assinar eletronicamente, visualizar e realizar o download dos arquivos que o RH incluirá para eles. Abaixo mostraremos como visualizar em cada situação:

Central do Funcionário Web

Acessando no navegador a Central do Funcionário, vá até Arquivos, onde podemos ver a lista de arquivos já importados para seu usuário:

Selecionando um arquivo específico, é possível visualizá-lo, assinar eletronicamente e realizar o download, conforme vemos o exemplo abaixo:

Central do Funcionário no aplicativo

Seguindo o mesmo padrão acima, o usuário clicará em Arquivos dentro do aplicativo da Central do Funcionário para visualizar os arquivos importados pelo RH. Selecionando um arquivo específico, podemos visualizá-lo e é possível realizar o download, conforme vemos o exemplo abaixo:

Assinatura Eletrônica do Holerite

Ao selecionar a opção Adicionar comprovante de assinatura eletrônica ao arquivo e para somente arquivos PDF, após os colaboradores aceitarem esse arquivo, eles poderão ver o documento assinado eletronicamente, como mostrado na imagem abaixo:

Aviso
De momento, não é possível escolher o local do carimbo do comprovante no arquivo. Futuramente faremos com que o usuário possa escolher o local;

A opção Comprovante de assinatura eletrônica está disponível a partir da versão 1.32.0 da Central do Funcionário.

Lendo o QR Code da assinatura, o colaborador verá o comprovante da assinatura, com os dados: CPF, Data, Hora, Local, IP, Geolocalização, Precisão e Código Hash.

Importante
Para gerar comprovantes de assinaturas eletrônicas dos arquivos, os colaboradores devem obrigatoriamente permitir a localização do celular, pois alguns dados de geolocalização são mostrados no comprovante, como pode ser visto na imagem abaixo.

Conclusão

Em resumo, é importante saber que o arquivo digital não envolve apenas a digitalização de documentos. Trata-se, na verdade, de todo o cuidado que uma empresa tem em relação à captação, ao armazenamento e ao acesso aos seus arquivos digitais, bem como à migração de eventuais arquivos físicos para o ambiente online.

Em todos esses processos, a tecnologia será um fator determinante se você quiser garantir, não só a segurança dos arquivos digitais, mas também a validade jurídica e a utilidade dos arquivos no meio corporativo.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.